Nadie empieza sabiendo qué preguntar

Cuando una empresa se plantea automatizar por primera vez, lo habitual es empezar pidiendo presupuestos.

Es comprensible: un presupuesto parece una respuesta. El problema es que tres ofertas de tres proveedores casi nunca están hablando de lo mismo, así que sin saber qué comparar no se pueden poner una al lado de la otra.

Valorar la automatización es un recorrido con tres fases, y en cada una hay que mirar cosas distintas.

Fase 1: cómo saber si un proceso se puede automatizar

Aquí no hay que decidir nada. Solo mirar el proceso con otros ojos.

• ¿Qué tarea se repite igual todos los días, en el mismo sitio y de la misma manera?
• ¿Qué puesto cuesta cubrir, genera rotación o desgasta a quien lo ocupa?
• ¿Dónde depende el resultado de quién esté ese día?
• ¿Hay una máquina cara esperando a que alguien la atienda?
• ¿Cuánto se camina en planta para mover material?
• ¿Qué se sigue apuntando en papel?

Con identificar dos o tres procesos candidatos ya se avanza. Lo siguiente es medir, porque los datos del proceso los tiene la planta, no el proveedor. Dos semanas registrando tiempo dedicado, personas implicadas, unidades procesadas, rechazos, retrabajos, esperas y horas extra valen más que cualquier estimación de despacho.

Fase 2: qué definir antes de pedir un presupuesto de automatización

Aquí se decide el precio final del proyecto, aunque todavía no haya ninguna oferta sobre la mesa. Cinco cosas conviene tenerlas escritas antes de pedirla.

El ritmo necesario.

Cuántas unidades por hora hace falta procesar, no cuántas se procesan hoy. Es el dato que condiciona la tecnología, el tamaño del equipo y el coste.

Cómo llega el producto.

Si la pieza llega siempre en la misma posición, el proyecto es sencillo. Si llega desordenada o en formatos que cambian, resolver esa entrada puede pesar en el presupuesto tanto como el equipo principal.

Cuántas variantes hay que manejar.

Una referencia es una cosa, veinte referencias con dimensiones distintas es otra. No es un problema, pero cambia el planteamiento y hay que decirlo desde el principio.

El espacio y la seguridad.

Dónde va la instalación, cómo se accede a ella para mantenerla y qué medidas de seguridad exige. Condiciona el diseño, así que se resuelve al inicio y no al final.

Quién se hace cargo.

Alguien de planta tendrá que operarla, cambiar de referencia y resolver una incidencia menor. Si ese papel no está pensado, el proyecto tiene un problema que no se ve en el presupuesto.

Esas cinco respuestas, escritas, son el pliego: el documento que fija qué tiene que resolver la instalación para que todos los proveedores coticen lo mismo. Con un pliego, las ofertas se pueden comparar.

Fase 3: cómo comparar ofertas de automatización

Es la fase donde más dinero se pierde, y casi nunca por elegir el equipo equivocado. Se pierde por comparar cosas distintas creyendo que son iguales.

Qué incluye cada oferta: iguala el alcance antes que el precio

Algunas propuestas incluyen solo el equipo principal. Otras incorporan ingeniería, integración, seguridad, formación, puesta en marcha o soporte durante el arranque. Una diferencia grande de precio suele indicar una diferencia de alcance, no de calidad. La comparación solo es válida cuando se entiende qué entra y qué queda fuera en cada propuesta.

Valor de uso: lo que cuesta el equipo después de comprarlo

El valor de uso es todo lo que un equipo aporta o cuesta a lo largo de su vida útil, más allá del precio de compra. Es lo que no aparece en la primera página de una oferta:

• cuánto tarda en cambiar de una referencia a otra, y si ese cambio lo puede hacer alguien de planta
• cuánto necesita una persona nueva para aprender a manejarlo
• qué disponibilidad real tiene, porque cada parada imprevista cuesta producción
• si se puede ampliar más adelante o se queda cerrado tal como se compró
• qué información entrega del proceso, en qué formato y quién puede acceder a ella
• qué cuesta mantenerlo y cuántos años habrá recambios para ese modelo

Dos equipos con el mismo precio pueden costar cosas muy distintas a cinco años. Y suele ser el más barato el que sale caro.

Plazos de un proyecto de automatización: los tres que hay que pedir

Son tres y conviene preguntarlos por separado. El de fabricación y entrega marca cuándo puede empezar la instalación, y en algunos equipos no depende del proveedor local. El de instalación y puesta en marcha dice cuántos días queda afectada la producción y si se puede hacer coincidir con una parada prevista. El tercero es el tiempo hasta el rendimiento estable: ninguna instalación va al cien por cien el primer día, y saber cuánto dura ese ajuste evita sustos.

Cómo elegir un proveedor de automatización

El equipo se elige una vez, con el proveedor se convive durante años. En la fase de oferta ya se ve bastante: si pregunta por el proceso o solo manda un precio, si dice que no cuando el proyecto no encaja, si trabaja con varias tecnologías o defiende siempre la misma, si su soporte tiene plazos definidos y personas identificables, y si deja acceso al programa de tu propia instalación o quedas atado para cualquier cambio.

Cada empresa fija su propio umbral de retorno según su sector y su forma de invertir. Lo que no cambia es el orden: primero entender el proceso, después definir el alcance y solo entonces comparar.

Análisis de proceso: por dónde te podemos ayudar

En Fluitronic analizamos el proceso antes de proponer tecnología. Si estás en la primera fase y no sabes por dónde empezar, te ayudamos a definir qué medir. Si ya tienes ofertas sobre la mesa, te ayudamos a comparar alcances y a ver qué falta en cada una.

Solicitar un análisis de proceso

Preguntas frecuentes sobre proyectos de automatizació

¿Qué hay que tener en cuenta antes de automatizar un proceso?

Tres bloques, en este orden. Entender el proceso: qué se repite, qué depende de una persona concreta y qué se puede medir. Definir el alcance: ritmo necesario, cómo llega el producto, número de variantes, espacio, seguridad y quién se hará cargo de la instalación. Y comparar: qué incluye cada oferta, qué valor de uso aporta el equipo, qué plazos hay y con qué proveedor vas a trabajar.

¿Hace falta medir el proceso antes de pedir presupuesto?

Sí, y basta con dos semanas de registro. Sin datos propios no se puede fijar el ritmo por hora que tiene que alcanzar la instalación, que es el dato del que depende la tecnología y el precio. Tampoco se puede justificar la inversión después. Esos datos los tiene la planta, no el proveedor.

¿Cómo se comparan dos presupuestos de automatización?

Igualando primero el alcance. Hay que comprobar si cada oferta incluye la herramienta específica, la alimentación de piezas, la seguridad, la ingeniería e integración, la formación, la puesta en marcha y la documentación. Una diferencia grande de precio casi siempre indica una diferencia de alcance, no de calidad.

¿Qué es el valor de uso de un equipo industrial?

Todo lo que ese equipo aporta o cuesta durante su vida útil más allá del precio de compra: tiempo de cambio de referencia, facilidad de manejo, disponibilidad, capacidad de ampliación, información que entrega, coste de mantenimiento y años de recambios disponibles.

¿Qué plazos hay que preguntar en un proyecto de automatización?

Tres, y por separado: fabricación y entrega del equipo, instalación y puesta en marcha, y tiempo hasta alcanzar un rendimiento estable. Si hay una fecha objetivo de producción, la planificación se hace restando los tres desde esa fecha.

¿Cómo se elige un proveedor de automatización?

Por cómo se comporta antes de vender: si pregunta por el proceso, si descarta proyectos que no encajan, si trabaja con varias tecnologías, si su soporte tiene plazos definidos y si deja al cliente el acceso al programa de su propia instalación.